Kürzere Wartezeiten für Patienten: Neue Hochschulambulanz erfolgreich etabliert

„Bitte ziehen Sie eine Nummer und nehmen Sie im Wartebereich Platz“: Seit Anfang Juli werden die Patientinnen und Patienten, die zu den Sprechstunden der Hochschulambulanz der Chirurgischen Kliniken kommen, mithilfe eines Ticket- und Patientenleitsystems erfasst. Der Klinikbesuch ist so vom ersten Schritt an elektronisch begleitet und dokumentiert. Die Nummer, die der Patient anfangs zugeteilt bekommt, behält er während der gesamten Dauer seines Sprechstundenbesuchs. Auf großen Monitoren im Wartebereich wird mithilfe dieser Nummer anzeigt, in welchen Bereich der Aufgerufene sich begeben soll. Dort wird er von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Sprechstundenpersonals in Empfang genommen und zum Behandlungsraum gebracht.

Außerdem werden der anfangs vergebenen Nummer alle vorliegenden Informationen zugeordnet, zum Beispiel von der elektronischen Gesundheitskarte oder auch Befunde und Röntgenbilder von früheren Arztbesuchen. Sobald ein Patient den Behandlungsraum betritt, stehen die Daten sofort der Ärztin oder dem Arzt in der elektronischen Patientenakte zur Verfügung. Elektronisch erfasst und weitergegeben werden dann auch alle Anordnungen, die der behandelnde Arzt trifft. Parallel können – auch auf elektronischem Wege – Anmeldungen, beispielsweise zum Röntgen, veranlasst werden, was wiederum Zeit einspart.

Unbürokratisch und zeitnah hat auch die Dienstleistungsgesellschaft des Universitätsklinikums (DUU) Unterstützung bereitgestellt: Eine Mitarbeiterin der DUU begleitet die Patienten von den Sprechstundenambulanzen zum Röntgen oder zum Ultraschall.

Die größte Umstrukturierung betrifft jedoch die Räume, in denen die Sprechstunden nun abgehalten werden. Bisher wurde ein Großteil des elektiven ambulanten Geschehens auch in den Räumlichkeiten der Notaufnahme auf Ebene 1 durchgeführt. Dies hatte oft zur Folge, dass sich in den Fluren viele wartende Patienten aufhielten, die nicht als Notfall in das Universitätsklinikum kamen.
Mit der Eröffnung der Hochschulambulanz wurde nun eine strikte Trennung zwischen Notaufnahmebereich und elektiver Ambulanz etabliert. Das heißt, dass für die Patienten der Chirurgischen Sprechstunden und der Anästhesie-Sprechstunde, die einen Termin haben, nun ausschließlich Behandlungskabinen auf Ebene 2 genutzt werden. Neu geschaffen wurde dort auch ein heller Wartebereich mit Zugang zu einer kleinen Terrasse, sodass das Warten nicht nur für die Patienten, sondern auch für ihre Begleitungen angenehmer ist.

Eine weitere Neuerung betrifft die Behandlungsräume der elektiven Ambulanz. Diese werden nun fast komplett flexibel genutzt. Auch dadurch haben sich die Wartezeiten für die Patienten merklich verkürzt. Während früher die Kabinen für die Zeit der Sprechstunde einzelnen Fachrichtungen zugeteilt waren, können nun fast alle Räume – je nach Bedarf und Patientenaufkommen – von den verschiedenen Fachrichtungen genutzt werden.

„Wir sind stets bestrebt, den Besuch des Klinikums und insbesondere der Ambulanzsprechstunden für Patientinnen und Patienten so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Daher freuen wir uns, mit der Neustrukturierung der elektiven Sprechstunden den nächsten wichtigen Schritt hin zu einem besseren Service mit kürzeren Wartezeiten getan zu haben“, sagt Professor Dr. Udo X. Kaisers, Leitender Ärztlicher Direktor des Ulmer Universitätsklinikums.

In Zukunft soll es weitere Verbesserungen geben, die den Patienten den Besuch der Ambulanz-Sprechstunden erleichtern. Über die Service-Nummer 0731-500 54777 können Termine im Vorfeld vereinbart werden. Die Nummer ist montags bis donnerstags von 8 bis 18 Uhr erreichbar und freitags von 8 bis 16:30 Uhr.
„Um weitere Wartezeit einzusparen, werden wir ab Anfang des nächsten Jahres zusätzlich einen ‚Self-Check-in‘-Automaten installieren“, berichtet der Kaufmännische Direktor des Universitätsklinikums, Dr. Joachim Stumpp. Die Patienten können sich dann, wenn sie möchten, an diesem Automaten mit ihrer Versichertenkarte selbst anmelden und Überweisungen und Befunde einscannen, die dann direkt in der richtigen Behandlungskabine zum Abruf bereitstehen.

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